Cartographie des risques

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cartographie des risques

Un pilotage vigilant pour sa cartographie des risques

La cartographie des risques est, pour une association ou pour une fondation, le manuel de pilotage du capitaine d’un navire. Les récifs, courants et les voies navigables y sont répertoriés ainsi que les moyens de sauvetage et les équipements de secours à prévoir. Explications.

Sophie de Brosses

Présidente de La Finance humaniste, Conseil en investissement financier spécialisé dans les associations et fondations

Didier Groz

Ex-Dirigeant, Xerox Europe

Alors que la société change, se fractionne et subit le délitement des classes sociales, les associations sont là pour unir les hommes entre eux autour d’un objectif commun. Comme cela se fait déjà dans le monde des entreprises, une cartographie des risques permet d’assurer la continuité de leur mission. La cartographie des risques comprend l’ensemble des scénarios des crises passées, présentes et à venir. Les risques sont organisés selon leurs impacts sur les associations ou sur les fondations et ils sont assortis d’un ensemble de parades. L’intérêt d’un tel système est de se servir d’expériences vécues afin d’ouvrir les perspectives avec des outils de prévention en cas de crise.

Identifier les richesses les plus précieuses de l’organisation

Il est indispensable de protéger les atouts majeurs de l’organisme. Ces richesses sont classées selon une échelle de valeur par ordre d’importance, par exemple :

– la sécurité des fonds investis ;

– la pérennité de la solidité financière ;

– la réputation de l’organisation ;

– la fidélité dans le temps des membres, adhérents et donateurs ;

– la pérennité de l’esprit qui anime l’association ;

– le fichier des membres ou des donateurs et son actualisation permanente ;

– la pérennité de la mission et l’adhésion de tous les membres et partenaires à cette mission, etc.

Identifier les failles potentielles

Une fois les atouts de la structure évalués, il convient ensuite d’établir une liste exhaustive des facteurs internes ou externes qui pourraient mettre en péril ces richesses prioritaires : « le pire n’est jamais sûr mais parfois il arrive ». Idéalement, on répertorie le triptyque : atouts, failles, solutions.

Une bonne gestion des risques est assurée lorsqu’une personne clef de l’organisation est en charge de veiller régulièrement à la prévention des risques identifiés. Une méthodologie comprenant un système de correction et de redémarrage doit avoir été testé, validé pour chaque faille ; elle est ensuite documentée et gardée en lieu sûr hors des bureaux. Pour être efficace, au moins deux personnes clef de l’organisation doivent être capables d’appliquer cette méthodologie et un plan de communication doit également avoir été réfléchi à l’avance. Les failles potentielles peuvent être les suivantes :

– le fichier des membres est corrompu ou inexploitable par une malveillance, une faiblesse opérationnelle ou en retard sévère de mise à jour ;

– le process de la collecte, du stockage et du traitement des données personnelles des membres (donateurs ou adhérents) ne répond pas aux nouvelles exigences du règlement européen sur la protection des données personnelles ;

– la réputation est entachée par le comportement délictueux d’un collaborateur ou membre du conseil d’administration, par une action malheureuse voire une campagne mensongère de dénigrement ;

– le décès ou la maladie de membres influents du conseil d’administration ;

– un placement s’avère grandement déficitaire ;

– le taux de fidélisation des membres ou donateurs se dégrade de façon imprévue ;

– l’esprit qui anime l’association s’étiole ;

– les locaux sont soudainement inaccessibles (incendie, inondation, acte terroriste).

Apprivoiser les risques extérieurs

Une fois les failles inhérentes à l’organisation clairement identifiées et hiérarchisées, il convient de se pencher sur les risques provenant d’évènements externes. Leur identification demande une certaine rigueur et une attention particulière au détail. Les changements de loi, l’évolution de la vie politique, l’actualité ou le cours des marchés sont des exemples d’événements pouvant impacter la pérennité de l’association.

Risques physiques

Pour certaines associations, la protection du personnel est un enjeu majeur. Le niveau de protection offert par Médecins Sans Frontières à ses bénévoles est évalué en fonction du degré de dangerosité du pays d’accueil. Leurs démarches sont synthétisées dans un article  intitulé « La sécurité humanitaire à l’ère de la gestion des risques ».

ACTED est l’Agence d’aide à la coopération technique et au développement. Dans ses efforts pour mitiger les dégâts dus aux catastrophes naturelles et humaines, elle a publié ses recommandations basées sur une stratégie de résilience et une meilleure préparation face aux imprévus.

En cas de crise majeure, une continuité du service se doit d´être assurée. Cette continuité se concrétise grâce à une communication efficiente entre l’association et ses bénévoles, un point de rendez-vous d’urgence ainsi qu’un lieu de stockage capable de subvenir aux besoins de l’association durant la résolution de la crise.

Risques financiers

Une partie des revenus des associations proviennent parfois de l’État ou encore de dons, voire de cotisations. Tandis que les cotisations sont fixées en interne par l’association, les aides du gouvernement et la quantité de dons aux œuvres peuvent dépendre des changements politiques. En effet, les dons aux œuvres peuvent, selon l’association ou la fondation, donner droit à une réduction de l’impôt sur le revenu ou celui sur la fortune. L’État doit réduire son déficit budgétaire. Les associations doivent donc imaginer des solutions afin de préserver leur sécurité financière.

Pour maintenir la continuité des flux entrants, il faut lisser les ressources liées aux avantages fiscaux en fidélisant les donateurs et en échelonnant les dons effectués sur plusieurs années.

D’un point de vue plus global, les associations sont aussi soumises aux aléas des crises financières. Bien que des barrières aient été mises en place au niveau réglementaire interbancaire pour réduire les niveaux d’instabilité, la menace est tout de même bien présente. Chaque structure doit veiller à ce que l’argent de ses donateurs soit protégé, même en cas de risque majeur.

Voici quelques exemples de bon sens afin d’éviter certains écueils financiers :

– ne pas placer tous ses fonds dans les mêmes établissements bancaires ou les mêmes types d’actifs ;

– s’alléger en fonds en euros et varier les monnaies pour éviter les effets de change selon les zones ;

– préférer les sociétés d’investissement à capital variable (SICAV) qui sont la propriété de l’association, aux organismes de placement collectif en valeurs mobilières (OPCVM) qui sont la propriété de la compagnie ;

– être extrêmement rigoureux dans son contrôle budgétaire ;

– investir en direct dans des entreprises privées qui ont su, au cours des décennies, surmonter les crises mondiales et qui sont liquides car leur part de capital est importante sur le marché ;

– mettre en place des garde-fous automatiques. En cas de crise importante des marchés, les avoirs financiers sont automatiquement vendus au-delà d’une certaine dépréciation, par exemple – 8 %.

La législation européenne, en perpétuelle modification, fait peser un certain nombre de menaces mais aussi d’opportunités sur les organisations. Il s’agit notamment du règlement européen sur la protection des données personnelles qui devrait entrer en vigueur le 24 mai 2018. Ce règlement requiert de modifier profondément les pratiques en matière de collecte, de stockage et de traitement des données. L’ensemble du secteur associatif devant rehausser son niveau de protection et d’exigences dans un délai particulièrement court gagnerait à anticiper ce sujet pour limiter les surcoûts financiers.

Maîtriser et contenir les risques intérieurs

Une association rassemble ses membres autour d’un objectif commun. Les actions menées pour accomplir cet objectif permettent de renforcer la cohésion sociale de l’association et de fidéliser ses adhérents.

Garder ses racines

Si une structure perd son fondateur, sa mission doit néanmoins se poursuivre tant que les nécessités demeurent. Pour ce faire, le fichier « membres » doit être à jour et enrichi régulièrement. Même si ces documents peuvent être étudiés à loisir, les originaux doivent être considérés comme un trésor et gardés en lieu sûr. Certaines associations sont entrées dans la légende grâce à leur dirigeant emblématique et continuent leurs œuvres caritatives :

– chaque hiver, la fondation abbé Pierre poursuit son action efficace grâce à l’utilisation de l’image de son fondateur ;

– la chanson des Restos du Cœur est reprise tous les ans par des célébrités françaises en hommage à Coluche pour son combat contre la misère ;

– la maison Perce-Neige qui se bat pour sensibiliser la société au handicap présente toujours l’acteur Lino Ventura comme son emblème depuis sa fondation en 1965.

Sauvegarder sa réputation

Lors d’une fraude ou d’un scandale, les dons peuvent s’effondrer rapidement car le public ne veut pas donner aux associations entachées de soupçons. Ce problème s’étend par contagion à tout le secteur associatif et l’effet boule de neige due à une mauvaise réputation est dévastateur.

Parfois, c’est la mission contestataire de l’association ou de la fondation qui peut engendrer des risques. Ce propos est illustré par Greenpeace, qui s’est lancée dans de nombreux combats qui lui ont valu des attaques en justice mettant sa réputation à l’épreuve.

En juin 2015, la Croix-Rouge française a largement communiqué pour limiter les effets de la crise concernant des infractions à la législation sur le temps de travail divulguées par la presse.

Il est indispensable de respecter la transparence en communication financière, car cela peut altérer la confiance des donateurs et entraîner des sanctions, comme ce fut le cas en 2016 pour la Fondation Assistance aux animaux.

Élaborer et mettre en place une stratégie de communication de crise

La cartographie des risques suppose, au-delà du simple plan de communication, la mise en place d’un protocole de communication de crise qui va répondre, point par point, aux différents scenarios de crise.

« La crise est en effet une formidable opportunité de vérifier ses procédures, ses contrôles internes, ses chaines de décision, la pertinence de ses approches et la réactivité de ses équipes. L’Agence [de communication et de relations avec les publics] intervient en amont sur la cartographie des risques, durant la crise avec la mise en place avec par exemple, de numéros dédiés, la stratégie des réseaux sociaux, une cellule de crise, et des points-presse à heures fixes. Et ensuite après la crise, l’Agence valide certaines options pour en tirer les enseignements » indique Marie-Pierre Medouga, Directrice de l’Agence de communication et de relations avec les publics, MP & C.

Un secteur associatif qui s’autorégule

D’une façon générale, la tenue d’une cartographie des risques permet à une association ou à une fondation de se prémunir contre les menaces et de trouver des pistes de résolution de crise, qu’elles soient internes ou externes. À cet effet, le label Ideas est décerné aux associations dotées d’une gouvernance de qualité et les aide à monter en compétences. Le Don en confiance est un organisme qui se charge de contrôler l’application de la charte de déontologie signé par les grandes associations et fondations qui ont recours à la générosité publique. La gestion des communications de crises passe naturellement par le Label Ideas ou celui du Don en confiance auxquels il faut ajouter l’action de France Générosités qui apportent leur expertise bienveillante au secteur associatif.

 

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